Come proteggere i documenti aziendali nei sistemi di archiviazione

Autore: SealPath

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• Non è sicuro che i suoi dati aziendali siano completamente sicuri nei File Server, nei Repository Cloud o nel sistema di archiviazione documentale On Premise? È arrivato all’articolo giusto per conoscere le misure di sicurezza più efficaci per proteggere l’accesso ai suoi documenti. Parleremo anche di quando si collabora o si scambiano documenti all’esterno, internamente ed esternamente, con i dipendenti e con terzi. Le nostre raccomandazioni si basano su oltre 10 anni di esperienza nella sicurezza dei dati per le aziende.

1. Capire i rischi e le esigenze di sicurezza nei depositi di stoccaggio

Le violazioni dei dati sono aumentate del 72% tra il 2021 e il 2023, secondo il rapporto 2023 Data Breach di The Identity Theft Resource Center (ITRC), che ha sottolineato l’importanza di una solida sicurezza dei documenti. I rischi principali includono gli attacchi di phishing, le vulnerabilità Zero-Day, le infezioni da malware come il ransomware, le minacce interne e la crittografia insufficiente, tutti elementi che possono causare una perdita finanziaria significativa, pari a 4,45 milioni di dollari in media, secondo il rapporto IBM Cost of a Data Breach 2023. Dal 2020, il costo medio di una violazione dei dati è aumentato del 15,3% da 3,86 milioni di dollari. In base a questa tendenza, si prevede che i costi raggiungeranno i 5 milioni di dollari nei prossimi anni.

Diamo un’occhiata più da vicino ai tipi di minacce e all’importanza di stabilire misure di sicurezza dei dati adeguate.

1.1 Perché la sicurezza dei documenti è fondamentale per le aziende?

La sicurezza dei documenti è fondamentale per le aziende, in quanto salvaguarda i beni digitali più preziosi, che sono aumentati in frequenza e gravità. Da quando i criminali informatici hanno scoperto nuovi modi per trarre profitto, non hanno smesso di evolversi e sanno che i dati sono una miniera d’oro. La loro motivazione principale è quella di accedere ai documenti e ai dati più critici delle aziende per ottenere un profitto.

Il costo medio di un’organizzazione per il rilevamento e l’escalation di una violazione dei dati è di 1,58 milioni di dollari, secondo il rapporto IBM 2023 Cost of a Data Breach, ma i cyberattacchi hanno ripercussioni finanziarie molto forti: gli sforzi di bonifica, le spese legali, le multe normative, il furto di proprietà intellettuale, l’interruzione operativa e i danni alla reputazione sono alcuni dei fattori che incidono sul costo totale. Questi fatti evidenziano l’imperativo finanziario di solide misure di sicurezza dei dati. Strategie efficaci di sicurezza dei documenti non solo proteggono le informazioni sensibili, ma sostengono anche la fiducia, rivelandosi preziose per mantenere le relazioni con i clienti e l’integrità aziendale. È importante sottolineare il ruolo dei CISO, che affrontano costantemente i problemi di sicurezza dei dati, le sfide, i rischi e le preoccupazioni per gettare le basi di una resilienza e di un’adattabilità durature.

1.2 Tipi di minacce: Sicurezza dei dati nel sistema di archiviazione dei documenti

I dati aziendali a riposo nei sistemi di archiviazione dei documenti sono esposti a diverse minacce:

• Infiltrazione nella rete tramite phishing: accesso non autorizzato ai dati aziendali tramite credenziali rubate, 15% delle violazioni o infiltrazioni. Si tratta della violazione di dati più comune e del vettore iniziale, che rappresenta il 16% di tutte le violazioni secondo il rapporto Cost of a Data Breach di IBM.
• Malware, Ransomware: Attacchi in cui i file vengono criptati, rubati e utilizzati per estorcere denaro all’organizzazione. Le vittime di attacchi ransomware sono aumentate del 128,17% tra il 2022 e il 2023, come illustrato nel Rapporto Security Affairs Ransomware Attacks 2023. Secondo il rapporto Cost of a Data Breach di IBM, un attacco ransomware costa ad un’azienda in media 5,13 milioni di dollari, costituendo il 24% dei cyberattacchi dannosi e il 62% degli incidenti di violazione dei dati con motivazione finanziaria, 2024 Data Breach Investigations Report di Verizon. Conosci l’impatto reale del ransomware sulle aziende qui.
• Minacce interne: In questi casi, i dipendenti rubano informazioni critiche per il loro profitto, possono venderle o usarle per lavorare per un’altra azienda che può essere interessata a sviluppare nuovi prodotti, ampliare l’attività o apportare miglioramenti. Gli attori delle minacce interne hanno rappresentato il 35% delle violazioni nel 2024, indicando un aumento
• significativo rispetto agli anni precedenti, secondo il DBIR 2024 di Verizon.
  Violazioni di terze parti: I criminali informatici possono anche accedere ai suoi dati critici sfruttando i privilegi di accesso dei suoi partner. Un recente rapporto di SecurityScorecard rivela che anche lo sfruttamento di terze parti fidate è un importante problema di sicurezza. La ricerca mostra che il 29% delle violazioni è stato causato da attacchi di terzi.
• Vulnerabilità: Alcuni attacchi possono partire da una vulnerabilità nota non patchata o addirittura da uno Zero-day che colpisce un fornitore di servizi o un software specifico per penetrare nella rete con libero accesso a tutta la documentazione. Il 14% delle violazioni ha comportato lo sfruttamento delle vulnerabilità come fase iniziale di accesso, quasi il triplo rispetto al rapporto del 2023, come risulta dal Data Breach Investigations Report (DBIR) di Verizon del 2024.

2. Valutazione degli attuali sistemi di archiviazione dei documenti

Gli attuali sistemi di archiviazione dei documenti mostrano spesso punti deboli nella crittografia, nel controllo degli accessi e nella vulnerabilità alle minacce interne, sottolineando un’insufficienza prevalente nelle misure di sicurezza dei dati. La mancanza di una crittografia robusta espone i documenti ad accessi non autorizzati, mentre controlli di accesso inadeguati aumentano il rischio di fughe di dati. Le minacce interne sfruttano ulteriormente queste vulnerabilità, portando a potenziali violazioni.

Sapeva che la crittografia svolge un ruolo fondamentale nell’attuale era digitale? Esplori qui i diversi tipi di crittografia.

Ecco un’altra preoccupazione: quando gli utenti scaricano i file dal sistema di archiviazione dei documenti o li condividono, aumenta il rischio di violazione della sicurezza dei dati. Questa azione può esporre inavvertitamente informazioni sensibili a persone non autorizzate, a causa di una crittografia insufficiente o di protocolli di condivisione sicuri. Le informazioni sensibili sono classificate in diversi livelli, dalle identità personali ai dati ad alto rischio.

3. Le migliori pratiche per la sicurezza dell’archiviazione dei documenti

In qualità di esperti di sicurezza dei dati, è essenziale rimanere aggiornati sulle ultime linee guida per una solida sicurezza nell’archiviazione dei documenti. Ecco una lista di controllo delle migliori pratiche che dovrebbe prendere in considerazione:

• Implementare la crittografia avanzata: Si assicuri che tutti i documenti archiviati siano crittografati con algoritmi forti per proteggere i dati a riposo. In caso di violazione, i suoi documenti devono essere al sicuro da qualsiasi accesso non autorizzato, avendo un ulteriore livello di protezione. Scopra chi deve criptare i dati nella sua azienda, quali documenti e i suoi vantaggi.
• Applichi l’autenticazione a più fattori (MFA): Aggiunga un livello di sicurezza richiedendo l’MFA per l’accesso al sistema, per evitare infiltrazioni con credenziali rubate e rendere le cose più difficili per i criminali informatici.
• Aggiorna regolarmente i diritti di accesso: Riveda e regoli periodicamente le autorizzazioni per ridurre al minimo il rischio di accesso non autorizzato. I dipendenti, nel corso degli anni, possono estendere i loro permessi di accesso anche ai documenti di cui non hanno attualmente bisogno. Si ricordi di seguire il principio del minimo privilegio (PoLP), come parte del modello di sicurezza Zero-Trust con interni ed esterni, dove un utente ha accesso solo ai dati specifici necessari per completare i suoi compiti. Rimuova l’accesso ai partner con cui non collabora più o agli ex dipendenti. Esplori il modello di sicurezza Zero-Trust qui.
• Utilizzi la crittografia end-to-end per la condivisione: Protegga i documenti durante il transito con la crittografia end-to-end per evitare intercettazioni o tecniche come il man-in-the-middle.
• Conduce regolarmente audit di sicurezza e controlli di conformità: Tenga traccia delle vulnerabilità e garantisca l’aderenza alle politiche di sicurezza.
• Formare i dipendenti sulla consapevolezza della sicurezza: Istruisca il personale sugli attacchi di phishing e di social engineering per ridurre le minacce interne.
• Utilizzi backup sicuri: Mantenga backup regolari e sicuri dei documenti per evitare la perdita di dati a causa di incidenti informatici. È utile anche contro gli attacchi ransomware, quando si ripristina tutta la documentazione allo stato precedente.
• Investire in strumenti avanzati di protezione dei dati: Utilizzi strumenti che forniscono il monitoraggio in tempo reale e il rilevamento delle minacce per l’accesso ai documenti, come le soluzioni di gestione dei diritti digitali aziendali. Non faccia assolutamente affidamento sul suo perimetro: se viene penetrato, i suoi dati sono indifesi e perde il controllo su chi può accedervi e su cosa può farne.

3.1 Standard di settore per l’archiviazione sicura dei documenti

• Adottare ISO/IEC 27001: questo è lo standard internazionale leader per i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni (ISMS). Illustra i requisiti per l’implementazione di un approccio completo alla protezione dei dati e alla resilienza informatica.
• Aderire ai principi del GDPR: Per le organizzazioni che operano o trattano dati provenienti dall’Unione Europea, è fondamentale seguire le severe linee guida sulla protezione dei dati e sulla privacy del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati.
• Abbracci i quadri NIST: Il National Institute of Standards and Technology fornisce quadri completi per migliorare la cybersicurezza delle infrastrutture critiche, applicabili alle strategie di archiviazione dei documenti. Scopra di più su CMMC e NIST qui.
• Integrare la conformità alla direttiva NIS2: Il recente aggiornamento della direttiva sulle reti e i sistemi informativi, nota come NIS2, estende i requisiti essenziali per la cybersicurezza a diversi settori. È fondamentale allinearsi a queste regole in evoluzione per garantire un’infrastruttura resiliente e pratiche solide di protezione dei dati. L’integrazione di NIS2 aiuta a salvaguardare le minacce emergenti e a rafforzare la postura di sicurezza complessiva. Controlli qui tutto quello che dovrebbe sapere sulla Direttiva NIS2.

3.2 Protezione dei documenti a riposo nel suo sistema di archiviazione

La protezione dei documenti a riposo all’interno dei sistemi di archiviazione è fondamentale per evitare le violazioni dei dati e gli incidenti correlati ai dati. La pietra angolare di questo approccio consiste nell’adottare un modello di sicurezza incentrato sui dati. Questa prospettiva dà priorità alla protezione dei dati stessi, anziché concentrarsi esclusivamente sul perimetro. Ecco le pratiche chiave per garantire la sicurezza dei suoi documenti a riposo:

• Crittografia dei documenti: La crittografia trasforma i suoi documenti in formati illeggibili per gli utenti non autorizzati, offrendo un solido livello di sicurezza. L’utilizzo di standard di crittografia avanzati assicura che, anche se il sistema di archiviazione viene penetrato, i dati rimangano incomprensibili agli utenti non autorizzati.
• Applicare politiche di sicurezza persistenti: Le politiche di sicurezza che seguono i suoi dati, indipendentemente da dove si spostano o vengono archiviati, offrono una protezione continua anche al di fuori del repository.
• Aggiornare regolarmente i controlli di accesso: I controlli degli accessi devono essere rigorosi e aggiornati regolarmente per riflettere i cambiamenti nei ruoli e nelle responsabilità. L’implementazione dell’accesso con privilegi minimi assicura che le persone abbiano solo l’accesso necessario per i loro ruoli, riducendo in modo significativo il rischio di minacce interne.
• Monitorare e controllare i registri di accesso: La conservazione di registri dettagliati di chi accede ai suoi documenti e quando, fornisce indicazioni preziose per identificare attività sospette. L’audit regolare di questi registri aiuta a rilevare precocemente le anomalie e può aiutare a rispondere rapidamente a potenziali violazioni.
• Implementare soluzioni di backup sicure: I backup sicuri e crittografati proteggono dalla perdita di dati dovuta a guasti del sistema, attacchi ransomware o altri disastri. I backup regolarmente testati assicurano che i documenti critici possano essere recuperati rapidamente, mantenendo la continuità aziendale.
  L’adozione di un approccio incentrato sui dati per la sicurezza dei documenti a riposo consente alle organizzazioni di proteggere efficacemente i loro beni più preziosi. Eleva l’enfasi sui dati stessi, garantendo una protezione completa che si allinea al panorama in evoluzione delle minacce informatiche.

3.3 Protezione dell’accesso e della condivisione dei documenti

Garantire l’accesso sicuro e la condivisione dei documenti è fondamentale per mantenere la produttività e salvaguardare le informazioni sensibili. Le strategie di sicurezza efficaci devono migliorare, non ostacolare, la capacità dei membri del team di collaborare e di svolgere i loro compiti in modo efficiente. Ecco le pratiche chiave per ottimizzare sia la sicurezza che l’esperienza dell’utente:

• Implementare il controllo dell’accesso basato sui ruoli (RBAC): Assegna l’accesso ai documenti in base ai ruoli all’interno di un’organizzazione, per garantire che i dipendenti abbiano le autorizzazioni necessarie per svolgere i loro compiti senza compromettere la sicurezza. Questo approccio collaudato riduce al minimo i rischi e semplifica la gestione.
• Utilizzi strumenti di collaborazione sicuri: Opti per piattaforme sicure e collaudate per la condivisione di documenti e la collaborazione. Questi strumenti devono offrire la crittografia end-to-end e la conformità alle normative sulla protezione dei dati, garantendo che le informazioni rimangano protette durante la trasmissione e l’accesso.
• Educare e formare i dipendenti: Istruisca continuamente la sua forza lavoro sulle migliori pratiche per la sicurezza dei documenti, compresi i protocolli di gestione e condivisione sicura. La formazione regolare aumenta la consapevolezza e l’adesione alle politiche di sicurezza, senza impattare sulla produttività.
• Abilita l’accesso mobile sicuro: Con l’aumento del lavoro a distanza, è essenziale fornire un accesso mobile sicuro ai documenti. Utilizzi contenitori o app sicure che consentano ai dipendenti di accedere ai documenti in modo sicuro da qualsiasi dispositivo, garantendo la produttività da qualsiasi luogo senza compromettere l’integrità dei dati.
• Monitorare e verificare l’accesso e la condivisione dei documenti: Il monitoraggio e l’auditing continui forniscono informazioni sull’accesso ai documenti e sui modelli di utilizzo. Questo aiuta a identificare in modo proattivo i potenziali rischi per la sicurezza e garantisce la conformità alle normative interne ed esterne.
  L’integrazione di queste strategie può migliorare in modo significativo la sicurezza dei documenti, supportando al contempo una collaborazione dinamica ed efficiente all’interno della sua organizzazione. Questo approccio equilibrato non solo protegge i dati sensibili, ma supporta anche il naturale flusso di lavoro dei team, assicurando che le operazioni aziendali siano sia sicure che snelle.

4. Tecnologie per migliorare la sicurezza dei documenti nei depositi

L’implementazione di solide tecnologie di sicurezza all’interno dei repository di documenti è essenziale per salvaguardare i dati sensibili. Queste tecnologie devono migliorare la sicurezza senza compromettere la produttività degli utenti, garantendo un accesso e una collaborazione senza soluzione di continuità. Di seguito, illustriamo le tecnologie chiave:

• Crittografia tradizionale: Assicura che i dati siano leggibili solo dagli utenti autorizzati che possiedono la chiave, anche in caso di violazione. Fornisce un livello di sicurezza fondamentale per i documenti archiviati nei repository, mantenendo la riservatezza e l’integrità.
• Gestione dell’identità e dell’accesso (IAM): Controlla chi ha accesso ai documenti della sua organizzazione, garantendo che solo le persone autorizzate possano visualizzarli o modificarli. Semplifica l’accesso degli utenti, migliora la sicurezza attraverso l’autenticazione a più fattori (MFA) e riduce il rischio di accesso non autorizzato.
• Prevenzione della perdita di dati (DLP): Monitora e controlla i trasferimenti di dati, impedendo che le informazioni sensibili lascino l’ambiente protetto. Offre una sicurezza proattiva, identificando e bloccando potenziali violazioni o incidenti di perdita di dati, garantendo la conformità alle normative.
• Enterprise Digital Rights Management (EDRM): Protegge i documenti per tutto il loro ciclo di vita, anche al di fuori del repository, dopo che sono stati scaricati o condivisi. Consente di controllare chi può visualizzare, modificare, copiare o stampare i documenti, applicando i criteri di sicurezza direttamente sul documento stesso. Inoltre, consente di accedere alla tracciabilità, agli avvisi di tentativi e alle funzionalità di auditing. Combina il meglio della gestione dell’identità e degli accessi + crittografia + gestione dei permessi + monitoraggio. Qui abbiamo sviluppato una guida completa su come implementare un EDRM con successo.
• Sistemi di rilevamento delle anomalie: Utilizza l’apprendimento automatico per rilevare modelli di accesso insoliti o modifiche ai documenti che possono indicare una minaccia alla sicurezza. Fornisce un avviso precoce di potenziali incidenti di sicurezza, consentendo una risposta rapida per mitigare i rischi.
  La scelta della tecnologia giusta richiede un equilibrio tra sicurezza, efficacia e usabilità. Considerando attentamente il valore e i vantaggi di ciascuna opzione, le organizzazioni possono implementare misure di sicurezza efficaci che proteggono i documenti sensibili negli archivi senza ostacolare l’accesso degli utenti o la loro capacità di collaborare.

5. Implementare una strategia di archiviazione sicura dei documenti

Stabilire una strategia di archiviazione sicura dei documenti è fondamentale per proteggere i dati aziendali sensibili dalle minacce informatiche e dalle violazioni della conformità. Di seguito sono riportate alcune raccomandazioni pratiche e preziose che le aziende possono attuare per garantire una solida sicurezza dei documenti:

• Sviluppare una politica di sicurezza completa: Crea una solida base per tutte le misure di sicurezza. Illustra chiaramente le aspettative e le responsabilità per la gestione dei documenti, l’archiviazione e i controlli di accesso a tutti gli stakeholder, riducendo la probabilità di incidenti di sicurezza.
• Classifica i dati in base alla sensibilità: Alloca in modo efficiente le risorse per proteggere i dati in base alla loro criticità. Assicura che i documenti altamente sensibili ricevano il massimo livello di sicurezza, ottimizzando sia il rapporto costo-efficacia che i dettagli della protezione.
• Implementa forti controlli di accesso: Limita l’accesso ai documenti solo al personale autorizzato. Riduce al minimo il rischio di esposizione o alterazione dei dati da parte di minacce interne ed esterne, garantendo il mantenimento dell’integrità e della riservatezza.
• Utilizzi le soluzioni di crittografia: Protegga la riservatezza e l’integrità dei documenti e si occupi della Triade della CIA. Anche se i dati vengono intercettati o acceduti in modo improprio, la crittografia rende le informazioni illeggibili e inutilizzabili per le persone non autorizzate.
• Aggiornare e applicare regolarmente le patch ai sistemi: Mantiene i sistemi di sicurezza aggiornati con le ultime protezioni. Riduce le vulnerabilità che potrebbero essere sfruttate dagli aggressori informatici, mantenendo una difesa fortificata contro le minacce emergenti.
• Dipendenti istruiti e formati: Migliora l’elemento umano delle sue difese di sicurezza. Riduce i rischi associati all’errore umano, che rimane una delle principali cause di violazione della sicurezza, assicurandosi che tutti i dipendenti comprendano e rispettino i protocolli di sicurezza della sua organizzazione.
• Monitorare e verificare l’accesso e l’utilizzo: Fornisce una visibilità continua sullo stato di sicurezza dei sistemi di archiviazione dei documenti. Identifica precocemente le attività potenzialmente dannose, consentendo azioni correttive immediate, mantenendo così una protezione continua dei documenti sensibili.
• Implementare un piano di Disaster Recovery affidabile: Assicura la continuità aziendale in caso di perdita di dati. Il ripristino rapido ed efficiente dei backup dei dati riduce al minimo i tempi di inattività e le interruzioni operative, salvaguardando la produttività e la reputazione della sua organizzazione.

5.1 Passi per creare e implementare un piano di archiviazione sicura dei documenti

Ecco una guida pratica, passo dopo passo, che ogni organizzazione può seguire per migliorare le misure di sicurezza dei documenti:

• Valutare l’attuale posizione di sicurezza: Identifica le vulnerabilità e i punti di forza esistenti. Fornisce un punto di partenza chiaro e dà priorità alle aree che necessitano di attenzione immediata, assicurando che le risorse siano allocate in modo efficace. Identifichi e classifichi i suoi dati più sensibili con un Data Security Posture Management.
• Definire gli obiettivi di sicurezza: Allineare le iniziative di sicurezza con gli obiettivi aziendali. Garantisce che la strategia di sicurezza sostenga gli obiettivi aziendali complessivi e crei valore, favorendo l’allineamento organizzativo.
• Classificare e dare priorità ai documenti: Differenzia i documenti in base alla sensibilità e all’importanza. Consente misure di sicurezza personalizzate che forniscono livelli di protezione appropriati per diversi tipi di documenti, ottimizzando sia la sicurezza che l’uso delle risorse.
• Seleziona le tecnologie di sicurezza appropriate: Utilizza soluzioni tecnologiche collaudate per la protezione dei documenti. Migliora la sicurezza dei documenti grazie a strumenti di sicurezza avanzati come la crittografia e i controlli di accesso, riducendo il rischio di accesso non autorizzato o di violazione dei dati. Tenga conto del suo budget e dia la priorità a quelli che le offrono più sicurezza con un investimento minore, quelli che le garantiscono la sicurezza per tutte le minacce e i casi d’uso.
• Sviluppa politiche e procedure: Stabilisce linee guida chiare per la gestione dei documenti. Assicura un’implementazione coerente ed efficace delle pratiche di sicurezza, riducendo al minimo i rischi associati all’errore umano.
• Formare ed educare il personale: Aumenta la consapevolezza della sicurezza dei dati in tutta l’organizzazione. Consente ai dipendenti di agire in modo sicuro e responsabile, rafforzando in modo significativo l’aspetto umano della sicurezza dei documenti.
• Implementare e integrare le soluzioni: Introduce senza problemi le misure di sicurezza nei sistemi esistenti. Mantiene la continuità operativa migliorando la sicurezza dei documenti, assicurando che le nuove misure di sicurezza non ostacolino le prestazioni aziendali. Si assicuri che le nuove implementazioni non interrompano l’operatività o presentino problemi con i sistemi attuali.
• Monitorare e verificare la conformità: Fornisce una supervisione continua delle pratiche di sicurezza. Rileva e affronta tempestivamente le non conformità o le lacune di sicurezza,assicurando un miglioramento e un adattamento continui della strategia di sicurezza.
• Rivedere e aggiornare regolarmente: Mantiene il piano di archiviazione dei documenti aggiornato con l’evoluzione delle minacce. Si adatta alle nuove minacce e alle mutevoli condizioni aziendali, assicurando che i documenti dell’organizzazione rimangano sicuri contro le sfide emergenti.

6. Introduzione alla protezione SealPath AutoVault per i sistemi di archiviazione

Nel blog, abbiamo menzionato la tecnologia EDRM come una buona scelta per aumentare la sicurezza dei suoi dati archiviati nei repository, quindi qui approfondiremo la sua potenza, in particolare la soluzione che abbiamo sviluppato negli ultimi 10 anni, SealPath.

In termini semplici, SealPath è una combinazione di gestione dell’identità e dell’accesso e di crittografia, ma con una maggiore flessibilità. Offre una protezione avanzata che viaggia con i file, ovunque essi vadano. I dati rimangono crittografati in 3 stati: a riposo, in transito e in uso. È noto per le sue autorizzazioni granulari, che bloccano gli utenti o le azioni non autorizzate.

In particolare, abbiamo sviluppato un prodotto per i sistemi di archiviazione che funziona automaticamente, AutoVault. Senza l’intervento dell’utente, sceglie le cartelle che desidera proteggere e con quali restrizioni, in modo che ogni volta che un documento viene caricato sia protetto.

Ecco come si distingue la nostra soluzione:

• Controllo di accesso permanente: Limita l’accesso ai file controllando quali utenti possono accedere, cosa possono fare e quando e da dove.
• Protezione automatica e trasparente: Abilita una protezione applicata ai file ogni volta che vengono copiati, spostati o caricati nelle cartelle, senza richiedere continue azioni manuali.
• Rilevamento e identificazione delle minacce: Visualizza quali utenti accedono alle informazioni e le loro attività per una tracciabilità completa. Riceve avvisi con accessi sospetti e analizza rapporti dettagliati.
• Risposta e rimedio immediati: Revoca l’accesso agli utenti in qualsiasi momento o blocca un documento specifico in caso di azioni sospette. Modificare le autorizzazioni al volo.
• Protezione delle cartelle sincronizzata: SealPath può leggere i permessi delle cartelle e rilevare le modifiche in tempo reale, per aggiornare automaticamente le impostazioni di protezione applicate a quella cartella.
• Accesso web o locale nativo: Facilita l’accesso ai documenti protetti via web senza richiedere agenti aggiuntivi o on-premises con gli strumenti abituali.→ Per saperne di più sulle soluzioni SealPath, clicchi qui.

7. Raccomandazioni e riflessioni conclusive

Un approccio completo alla salvaguardia delle informazioni sensibili richiede non solo una protezione all’interno di un repository centrale, ma anche una sicurezza che viaggi con i dati, indipendentemente dalla loro ubicazione. La chiave di un sistema di archiviazione documentale efficace sta nella sua capacità di integrare perfettamente la crittografia e i controlli di accesso, assicurando che i documenti siano leggibili solo da coloro che dispongono di autorizzazioni esplicite. L’obiettivo primario è quello di proteggersi dagli accessi non autorizzati, anche se i documenti escono dal perimetro sicuro della rete aziendale. Riflette la consapevolezza che negli ambienti di lavoro flessibili di oggi, la mobilità dei dati è un dato necessario, piuttosto che un’eccezione.

Riassumendo le nostre discussioni sull’avanzamento della sicurezza dei documenti, è imperativo incorporare la crittografia, la gestione dell’identità e degli accessi, il monitoraggio costante e le funzionalità di riparazione. Questi metodi garantiscono la salvaguardia delle informazioni sensibili, sia all’interno che all’esterno dei confini organizzativi.

Non esiti a contattarci se ha bisogno di una consulenza sulla protezione delle informazioni della sua organizzazione, il nostro team di esperti la aiuterà al più presto. Acceda al nostro modulo di contatto qui.

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