Proteger los documentos compartidos en Teams y Slack

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El confinamiento al que nos estamos viendo sometidos durante esta situación de Covid-19, ha llevado a las organizaciones a la necesidad de organizarse rápidamente de forma que sus equipos puedan trabajar en remoto de la forma más eficiente posible. Sin embargo, cada vez somos más los que creemos que este incremento forzado de teletrabajo no desaparecerá de forma drástica una vez se pase la situación de confinamiento, sino que ha venido para quedarse.

Como se indica en este artículo, la pandemia ha forzado a millones de trabajadores a realizar sus tareas desde casa, pero en los meses y años posteriores esta situación de trabajo remoto prevalecerá. También, como se indica en este artículo publicado por EY el trabajo remoto es una oportunidad para que las empresas cambien su forma de trabajar y cosechen los beneficios a mediano y largo plazo: Menos espacio de oficina, menos desplazamientos, menos viajes de negocios, descansos más cortos y mayor concentración y foco para los empleados.

En otros post, hablamos de los riesgos del teletrabajo, centrándonos en un caso de uso muy concreto: La utilización de herramientas de almacenamiento Cloud (Box, OneDrive, G-Drive, etc.) y cómo proteger nuestra documentación más sensible en estos entornos para mantenerla a salvo de pérdidas de datos y mantenerla bajo control.

En este artículo, vamos a mostrar cómo podemos proteger y controlar nuestra documentación sensible con SealPath en herramientas de trabajo colaborativo como Slack o Microsoft Teams.

Estas herramientas permiten una interacción más en tiempo real que otras de colaboración que siempre hemos utilizado como el email. Es posible chatear con el equipo desde cualquier parte, juntarse en videoconferencias al instante, llamar de forma integrada desde la aplicación, colaborar con documentos, organizar canales de trabajo por equipos o por un tema determinado, etc.

Existen herramientas como Skype, WebEx o Whatsapp incluso, que te permiten tener conferencias, chatear, etc., pero estas aplicaciones están más enfocadas a la empresa, a equipos de trabajo y permiten una experiencia más integrada.

Estas herramientas han visto incrementado su uso durante la pandemia de forma exponencial como lo indica por ejemplo el CEO de Slack en este artículo. Lo mismo podemos decir de Microsoft Teams.

A la vez, el incremento de la colaboración en estas plataformas ha hecho que cada vez más información sensible de la compañía se encuentre más y más distribuida en los equipos personales o remotos de los trabajadores. ¿Cómo podemos garantizar un trabajo remoto eficiente con estas plataformas, pero manteniendo de forma práctica y sencilla el control de la información más confidencial y sensible?

Protección de la documentación confidencial con SealPath en Slack

Dentro de las funcionalidades de colaboración que nos permite Slack, una de las más utilizadas es la compartición de documentación en un canal de colaboración. Por ejemplo, el departamento financiero o legal de una compañía ha creado un canal en Slack para colaborar y compartir información. Se conversa, chatea, etc. y también se comparten documentos entre las personas del equipo o departamento a través de este canal creado.

Este documento acaba normalmente descargado en los equipos de las diferentes personas del equipo. En el siguiente artículo se muestra cómo compartir un documento en Slack, basta subirlo al canal o si lo almacenamos en plataformas como Box, OneDrive, etc. poner el enlace al mismo. En este otro artículo se ofrece más detalle.

Una vez compartido el documento se dan las siguientes opciones con Slack: Descargar, Compartir, Guardar y Crear Enlace Externo.

Si el documento que estamos compartiendo tiene datos sensibles, acabará descargado en el equipo del usuario que lo recibe, que lo puede compartir con otros o incluso se puede crear un enlace externo accesible desde el exterior para que cualquier puedo descargarlo. ¿Cómo puedo hacer para que mis documentos más sensibles permanezcan cifrados y bajo control incluso si se han descargado?

Con SealPath:

• Una persona del equipo legal o financiero, para el caso que estamos tratando, protege el documento con una política donde sólo personas de este departamento o equipo puedan tener acceso.
  
  
  
  
• Una vez protegido, lo comparte con su equipo en Slack, y los usuarios accederán al mismo, lo descargarán, etc. utilizando sus herramientas habituales como Word, Adobe, etc.
  
  
  
  
• El dueño del documento verá quién está accediendo, si alguien intenta acceder sin permisos, e incluso puede revocar el acceso al documento si decide que una determinada persona no debería acceder más.

• Por otro lado, el administrador de la empresa tendrá también bajo control esta documentación y auditar sus accesos de una consola central de administración. No podrá acceder al documento, pero sí saber qué esta pasando con esa documentación sensible.

Por otro lado, si lo que hemos intercambiado con Slack es un enlace a un documento en Box, OneDrive, G-Suite, con SealPath Secure Browser, los usuarios podrán acceder a los documentos desde el navegador sin necesidad de descargarlos.

Como podéis ver, SealPath permite garantizar de forma muy sencilla que puedas seguir manteniendo el control de la información sensible en Slack.

En este Webinar https://www.sealpath.com/webinar/secure-remote-work podéis ver en acción a SealPath protegiendo documentación sensible a través de Slack.

Cómo tener bajo control los datos más sensibles que intercambias con Microsoft Teams

Microsoft Teams es una herramienta de colaboración similar a Slack, pero incluida en la suite de Office 365. Las funcionalidades son similares pudiéndose chatear, crear videoconferencias o llamadas al instante, compartir documentación, etc.

Teams está muy estrechamente unido a Microsoft SharePoint, ya que cuando se crea un “Team” dentro de Microsoft Teams, se crea de forma automática un “Team Site” en SharePoint online. De hecho, Teams no es un lugar para almacenar documentos. Estos se almacenan realmente en SharePoint.

Además, para cada canal en Teams, se crea una carpeta dentro de una biblioteca de documentos de SharePoint de forma automática. En la pestaña de “Ficheros” del canal, puedes ver los documentos almacenados en la esa biblioteca de documentos.

Por otro lado, se puede crear un “Team” a partir de un site existente en SharePoint. Se recomienda de hecho, organizar correctamente SharePoint antes de crear un site de Teams.

¿Cómo puede ayudar SealPath a tener la documentación más sensible protegida tanto dentro de Teams como si se ha descargado?

• Si un documento es confidencial o sensible protégelo antes de compartirlo por Teams con botón derecho del ratón, arrastrándolo a SealPath, etc.

• Súbelo y compártelo en el Team con el resto de personas de tu equipo.
  
  

• Una vez subido en Slack se guardará protegido en el correspondiente site de SharePoint o biblioteca de documentos. Podremos acceder también a él a partir de la pestaña de “Ficheros” en Teams.
  
  
  
  
• Los usuarios podrán abrir los documentos una vez descargados con sus herramientas habituales: Office, Adobe, etc.
• Como indicábamos arriba para Slack, el dueño del documento podrá ver la actividad sobre el documento: Quién lo ha abierto, si ha llegado a alguien que lo está intentando abrir sin permisos, etc.
• Por último, al estar el documento protegido, queda ya bajo el control de la organización pudiéndose tener una auditoría completa de accesos al mismo.
  
  

Con Microsoft Teams, se puede facilitar aún más la protección a través de su estrecha integración con Sharepoint: Con SealPath for File Servers es posible automatizar la protección en servidores de ficheros y SharePoint de forma que cuando los usuarios dejen documentos (vía Teams, OneDrive, uploads, etc.) en una biblioteca de documentos de SharePoint, estos se protegerán de forma automática.

Por lo tanto, los usuarios no necesitarán proteger antes de subir lo documentos. El administrador indica las bibliotecas de documentos a proteger y cualquier subida la site o biblioteca de documentos quedará ya protegida por SealPath de forma automática.

Además, los usuarios podrán abrir los documentos sin necesidad de descargarse el documento a través de SealPath Secure Browser tal y como se ha visto arriba con Box, pero con OneDrive, SharePoint online.

De forma sencilla con SealPath, podremos mantener bajo control la documentación compartida a través de Microsoft Teams y almacenada en SharePoint.

En este Webinar https://www.sealpath.com/webinar/secure-remote-work podéis ver en acción a SealPath protegiendo documentación sensible a través de Microsoft Teams.

Además de la protección con estas herramientas, SealPath permite la protección de email y adjuntos con Outlook de forma sencilla para el usuario final. Podéis obtener más información de esto aquí.

¿Quieres que te ayudemos a proteger tu información distribuida a través de este tipo de herramientas? No lo dudes, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos.

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